2009年05月22日

MacとWindowsの橋渡しコラム

第1回:Excel初心者のための「Excelでウェブページの画面設計書を作ろう」

私は学生時代ずっとMacを使っており、WindowsやOfficeはほとんど初心者でした。
しかし、やはりまだまだWindowsの世の中。
職場ではExcelを使って書類を作らなければならない場面もあり、
避けてばかりもいられなくなってきました。

このコラムではそんな私が『本当はMacを使いたいのに』という心の叫びをこらえつつ
Windowsを使って苦労したことや、周りの人に助けてもらって身に着けた仕事術を紹介しようと思います。

※Excelはバージョン2003を使用しています。


ところで、画面設計書とはなんでしょうか?

m001a.gif

簡単に言えば、上図のようにウェブページの
レイアウトと機能の説明を兼ねた文書のことです。

このような書類はExcelで作ることが多いです。なぜでしょうか?
まずソフトに必要な条件を考えてみると、

1.簡単な図形を組み合わせて図を描けること
2.図形と箇条書きなどの文章を自由にレイアウトできること
3.複数のページを一つの書類で管理できること(タブ機能など)

があります。さらに、仕事用の文書として通用するためには

4.印刷した時のレイアウトをコントロールできること
5.各ページにヘッダが付けられること(プロジェクト名、作成者、作成日、更新日などを書きます。)
6.他の社員が再編集できるようになっていること

が望まれるでしょう。

そう考えてみると、Excelは確かにこれらの条件を全て満たしていると言えます。

ただし、Excelは特有のクセがありますので、それを
知らないまま作業にとりかかると、後で大修正が必要になってしまうかもしれません。

今回は、その注意すべき性質と、Excelの便利な機能を紹介しようと思います。

Excelの注意すべき性質

Excelには、文字列の長さが編集中と印刷プレビューとで変わってしまうという厄介な問題があります。また、この変化の度合いはプリンターのドライバーに依存しており、
ユーザーの環境によって変わるようです。職場のプリンターではかなりの違いが見られました。

特に文字がテキストボックスやセルの端で切れてしまったりするので、
入力する文字に対してセルやボックスの幅に余裕を持たせておくことが望ましいです。
(印刷プレビューでダメならフォントを小さくするという手もありますが・・・)

m001b.gif


とにかく印刷時のトラブルを避けるために、
レイアウトが直しやすいような文書を作ることをお勧めします。

また、改行をセルの端での自動改行にしていると、上記の問題で端が切れてしまうことがあるので、
改行は手動で入れるようにしておいた方が安全です。

印刷範囲を決める

印刷範囲は後でも変更できますが、初めに決めておいた方が後々ラクです。
範囲指定と微調整は、上のツールバーの【印刷プレビュー】でできます。
印刷範囲を設定すると、シートの中に目安の点線が描かれます。

1ページに印刷されるセルの範囲を大きく変えたいときは、
【表示】メニューの【改ページプレビュー】を選んで範囲を設定します。

すると印刷範囲だけが表示されるモードになるので、
シート全体を見たいときには【表示】の【標準】を選びなおしてください。

【改ページプレビュー】では印刷範囲に納める領域を広げられて便利ですが、
当然その分全体が縮小されてしまうので気をつけてください。


セルの形を決める

さて、次にシート全体のセルの形を決めましょう。

レイアウトを自由に作りたいときは、列を短くしてグリッドにしてしまうことをお勧めします。
シート全体を選択してから列の幅を変えると、全部の列幅を一斉に変化させることができます。

セルの中に文字を書くとき、エクセルの仕様で端で切れてしまうことがありますが、
セルの幅を変えると全ての行に影響してしまうので、印刷範囲を直すのが大変です。

セルをグリッドにしておけば、セルの幅を調節せずに文章を好きな位置に動かせる
ので、レイアウトの修正が簡単になります。

m001c.gif


図形を描く

デフォルトでは下にツールバーがあります。
かなり多種多様な図形が用意されているので、バリエーションには困らないでしょう。

図形やテキストボックスは、
新しいオブジェクトが上に被さるレイヤー式になっているので、
図形の順番を変えたいときには右クリックのメニューで変えます。

また、ツールバーの一番左の矢印を使えば、複数の図形をまとめて選択することができます。


・その他のTips

a. Excelはメニューの階層が深いので、なるべくツールバーの中から機能を使う方が早いです。
b. 罫線のツールは上にあります。また、オプションで自由に罫線を引けるツールバーがあります。
c. f2ボタンでセルの中身を編集できます。
d. 1つのセルの中で改行するにはAltキー + Enterを押します。
e. 【書式】メニューの【行】からセルの幅を文字の大きさに合わせる自動調整ができます。
f. 【セルの結合】は上のツールバーにあります。
g. 下のタブで複数のシートを切り替えることができます。


以上、Excelを使って自由なレイアウトの文書を作る方法を紹介させていただきました。
普段から使っている方には常識だったかもしれませんが、何かの役に立てば幸いです。

ところで、以上の性質を理解すればExcelでなくても同じような文書を作ることができます。

たとえばOpenOfficeやApple iWorkのNumbersなどでは、ほぼ完璧に図形入りのExcel文書
の読み書きを行うことができます。
(googleDocsのスプレッドシートは今のところ、表を作る機能しかないので無理そうです。)

特にNumbersでは、一枚のシートに複数の表をオブジェクトのように自由に配置できるので、
簡単に美しい文書を作ることができてしまいます。

残念ながら表のフリーレイアウトはExcelでサポートされていない機能なので、
最後にxls形式に戻す場合は、そのようなレイアウトは再現できません。
しかしMacを持っていたらぜひ使ってみてほしいツールの一つです。


ラベル:leopard
posted by ラクサス at 14:55| Comment(0) | TrackBack(0) | システム開発 | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする
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